其间,双方的项目团队成员定期召开项目进度报告会,总结上一阶段工作情况,汇总项目工作遇到的问题,在会议上开展“头脑风暴”式的讨论,最终做出合理的决策,保证工作进度稳步推进。项目组及涉及认证的各部门全体员工对咨询方的工作给予全力配合,还特地为咨询方安排了办公室,而咨询方的各位顾问也对CC-CMM标准在客服中心的应用给出了全面可行的建议,双方共同制定了全部标准的解决方案。
CC-CMM标准认证工作可归纳为八字方针——“方法合规”和“执行到位”。方法合规指呼叫中心设计和规划的体系及方法符合CC-CMM标准要求,执行到位指呼叫中心能够显示证据证明其设计和规划按CC-CMM标准要求进行实施。围绕着“方法合规”和“执行到位”八字方针,我们首先按照咨询方梳理出来的所需流程规范做梳理撰写工作,然后采用各种途径宣灌,如制作《10086运营提升学习手册》、更换电脑桌面、开展全员培训等,最后再对“执行到位”的情况做全面抽查,并制定巩固措施。
(三)项目效果与反馈
浙江移动客服中心在实施CC-CMM 标准过程中有非常切身的感受体会:
1.CC-CMM 标准的实施是一次对中心管理体系全面梳理的过程
中心虽然曾经实施过多次管理咨询项目和国际标准的认证,但是这是第一次对客服中心进行全面系统性的梳理和评测。比起单科的改进,本项目的最大意义和价值在于对于整个中心的全面考核。进而发现了管理体系层面上的问题和可以改善的领域。
2.项目执行团队在CC-CMM 标准的实施过程中快速成长
直接或间接参与到本项目的中心成员在实施项目过程中,对呼叫中心从战略到现场管理有了全面的了解和体会。第一次从本职工作以外的角度审视日常的工作及其意义。个人管理技能和职业素养有了质的提升。在与CC-CMM咨询团队的配合过程中,学习并掌握了国际呼叫中心运营管理的理念和思维方式。有机会与相关业务单位做全面沟通,充分了解到整个中心的运营情况和工作中的难点。
3.二线员工在CC-CMM 评审过程中充分了解了中心的文化和发展战略方向
对于平日处于生产一线的员工(坐席代表)而言,CC-CMM 的认证评审过程是一次学习和感受中心文化和发展战略方向的过程。他们真切地感受到了在浙江移动客服中心工作的意义和方向。员工在宣贯和访谈时,体会到了中心平日简单重复的工作背后所存在的价值和对社会的贡献。
项目的进展令人满意,我们在很多领域和科目上取得了突破性的改革效果。系统化结构化地梳理使得中国移动浙江公司客服中心的整体运营实力有了长足的发展。
主要表现在如下方面:
通过CC-CMM标准的那一刻,很多浙江公司客服中心的管理人员都感到了由衷的欣喜。3个月的洗礼,使得整个中心尤其是管理团队更加成熟更加理解呼叫中心行业的特质和内涵。这份宝贵而难得的体验恐怕只有现场的中心才能体会到。从整体管理层面而言,整个中心在以下方面取得了显著的收获:
1.明确组织战略文化
结合呼叫中心的特点,我们对集团公司企业文化做了更加贴切实际的阐述,让员工理解并接受公司的企业文化,全体员工的行为与企业文化保持一致。如职业素养培训、三零六心服务准则等。中心内部建立部门服务等级协议(SLA),提高了部门合作的工作效率。
2.构建运营管理体系
我们以CC-CMM标准为管理体系构建的参考框架,对现有管理体系进行了完善,并准备编写我们自己的《10086运营管理体系》,建立管理体系内审机制,对管理体系进行定期审核并实施改进计划,对管理中发现的问题作出相应改进方法。
3.重视信息安全规划
加强信息安全教育,完善了《信息安全教案》,新员工及各类新上岗人员均需接受信息安全专题培训; 完善了《客服中心火灾疏散应急演练预案》和《客服中心消防安全应急预案》,提高应急、容灾能力;提高了信息安全工作标准。